Управление проектной документацией. Выгоды от внедрения

ЗАО «Стройтрансгаз» (далее СТГ) – одна из ведущих строительных компаний России, выполняющая полный комплекс работ в рамках инфраструктурных проектов нефтегазовой отрасли. Ключевые направления деятельности компании – проектирование, строительство, реконструкция, ремонт и обслуживание объектов нефтегазовой инфраструктуры. В послужном списке ЗАО «Стройтрансгаз» все стратегические трубопроводные проекты России, в частности: система газопроводов «Сила Сибири»; система газопроводов «Южный Коридор»; система транспортировки газа с Бованенковского месторождения и многие другие.

Цели проекта:

• управление проектно-технической и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) – Генподрядчик – Субподрядчик;
• учет видов изменений, группировка по извещениям/разрешениям на изменение;
• создание электронного архива технической документации;
• связь с бумажным экземпляром.

Управление проектной и рабочей документацией

Основная задача автоматизации, которая стояла перед специалистами СТГ при внедрении системы Appius-PLM УПСД – это организация управления проектной и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) – Генподрядчик – Субподрядчик.

Схема подготовки проекта:

1. Инвестор определяет те объекты, которые он хочет построить, нанимает или определяет Заказчика;
2. Заказчик по заданию Инвестора проектирует объект, разрабатывает проектную документацию, проходит экспертизы и в конечном итоге передает ее Генподрядчику для строительства;
3. Генподрядчик получает утвержденный проект для строительства, заключает договор с Заказчиком, в котором определены сроки строительства объекта, указан перечень передаваемой рабочей документации, состав и объекты стройки, бюджет;
4. Субподрядчик (может быть один или несколько) заключает с Генподрядчиком договор на строительство какой-либо части общего проекта и реализует его в согласованные сроки.

СТГ в данной схеме принадлежит роль Генподрядчика. Работа в системе Appius-PLM УПСД проводится в несколько этапов, охарактеризованных ниже.

1. Создание дерева проекта строительства

Заказчик согласно подписанному договору с Генподрядчиком официально передает последнему оригиналы утвержденной рабочей документации с полным перечнем или сводной ведомостью основных комплектов (далее СВОК), сопроводительным письмом и накладной.

При получении рабочей документации оператор Генподрядчика в главном окне программы в базе данных строит дерево проекта, где единицей измерения является комплект рабочей документации. Дерево формируется согласно перечню комплектов, которые получены от Заказчика, далее комплекты объединяются в подобъекты, объекты и стройки.

Рис.1. Дерево проектов

2. Загрузка документации в систему

Оператор Генподрядчика сканирует всю полученную документацию, присваивает файлам соответствующие названия и загружает их в систему. Дополнительно в программу добавляются все документы, которые отмечены в передаваемом перечне нормативной документации и связаны со строительством (ГОСТы, СНиПы, сметы, накладные, официальные письма, разрешения, согласования и т.д.), все загружается в дерево проекта и для удобства привязывается к листу общих данных. В итоге в базе хранится полная информация по каждому комплекту рабочей документации.

Рис.2. Изменения комплекта и файлы листов

Параллельно базе рабочей документации формируется база нормативной документации. Данная структура формирования электронного архива рабочей документации обеспечит в дальнейшем быстрый поиск и сортировку чертежей и нормативных документов по заданным критериям.

Рис.3. База нормативной документации

Рис.4. Связь комплекта РД с НТД

3. Деление проекта по Субподрядчикам

Сформированное на первом этапе дерево проекта делится на подобъекты и отдельные части по видам работ: геодезические, подготовительные, земляные, свайные, устройство скважин и т.д. Далее для реализации каждого вида работ Генподрядчик привлекает специализирующихся на отдельных видах деятельности Субподрядчиков и передает каждому ту часть рабочей документации, которая необходима для строительства. На данном этапе заключаются договора субподряда с указанием перечня передаваемой документации и создаются пакеты рабочей документации для передачи. Оператор формирует в базе накладные для передачи. Для оперативного взаимодействия всем Субподрядчикам обеспечивается доступ к системе, используя средства удаленного подключения, сетевую инфраструктуру и т.д.

Учет изменений в рабочей документации

В случае идеального строительства выпущенный первоначально проектным институтом комплект рабочей документации остается неизменным на протяжении всего цикла работ, и время строительства не меняется с момента начала и до полного его завершения. В реальности же ситуация обстоит кардинально иначе.

После получения основного комплекта рабочей документации и создания дерева проекта на протяжении всего жизненного цикла стройки какого-либо объекта Генподрядчик получает изменения, касающиеся различных подразделов. Таким образом, если в начале строительства существует один комплект, то к концу он может претерпеть несколько десятков изменений, которые также фиксируются в системе. Любое изменение рабочей документации прикладывается к основному комплекту, и соответственно в базе формируется актуальное дерево проекта с учетом последних корректировок. Данный процесс включает и Субподрядчиков, которым доступны любые изменения в системе, так как впоследствии им будут переданы оригиналы всех документов в бумажном виде согласно договорам субподряда.

Основные причины изменений рабочей документации:

• ошибки проектирования;
• требования эксплуатирующей организации;
• замена оборудования и т.д.

В момент передачи рабочей документации от Заказчика Генподрядчику в договоре строго обозначены сроки реализации проекта, которые значительно нарушаются с появлением изменений. Это происходит вследствие затяжного процесса выяснения причин корректировок и определения зон ответственности между Заказчиком, Генподрядчиком и Субподрядчиками. На данном этапе перед Генподрядчиком остро встает вопрос мониторинга движения документации: сроков получения и передачи, когда и какие виды изменений были получены, статус их отработки и т.д. Операторам необходимо формировать разные виды отчетов и статистик для предоставления руководству. Основная статистика в СТГ определяется по СВОК, которая отображает, сколько комплектов документации должно быть по договору, сколько получено по факту и сколько с изменениями.

Учитывая, что объемы строительства в СТГ составляют десятки и сотни объектов, жилых зданий и сооружений, компрессорных станций, формирование отчетов производится постоянно в циклическом режиме и представляет собой процесс управления рабочей документацией. Система Appius-PLM УПСД позволяет вести точный учет сроков, компоновать различные актуальные отчеты, статистики и осуществлять мониторинг получения и передачи документации в любой момент времени. По мнению начальника отдела проектно-сметной документации ЗАО «Стройтрансгаз» – Белоусько Сергея Валентиновича – осуществить данный процесс без системы не представляется возможным.

Для оперативности отслеживания изменений в системе имеется также раздел «Конструкции металлические», где хранится документация по оборудованию, которое необходимо изготовить для осуществления строительства. К этому разделу открыт доступ производителям данного типа оборудования, с которыми Субподрядчики заключают договора на изготовление, если оно не относится к поставке Генподрядчика. Данный момент связан с тем, что во время изготовления различных металлических конструкций могут произойти изменения данного оборудования: по конфигурации, по креплению, по толщине металла и т.д., и чтобы производитель мог быстро сориентироваться в соответствии с изменившимися требованиями. Единственным минусом при организации доступа в систему на текущий момент является ограниченность производителей металлических конструкций в интернет-ресурсах и зачастую отсутствие у них лицензий 1С.

Рис. 5. Поиск комплектов РД марки КМ

В обязательном порядке в систему также подключаются штабы строек – это те объекты, где фактически происходит строительство. Таким образом, на месте стройки также всегда можно найти, открыть и распечатать скан-копию последней версии необходимого чертежа. При этом в системе всегда хранится сканированная версия экземпляра документации, где Заказчик ставит штамп «В производство работ». Если кто-то из участников строительства заходит в программу и не видит штамп «В производство работ», он должен этот чертеж проигнорировать.

Вследствие такой организации рабочей документации в системе по каждому комплекту и по каждому изменению формируется отдельная история, которая отображает, что происходит с данной документацией: номер изменения, когда оно получено и когда передано, сколько всего изменений, действующий или аннулированный чертеж, возврат чертежей. Весь жизненный цикл рабочей документации распространяется на всех ее участников от начала проекта и до его завершения.

Рассмотрение и согласование документации

Рассмотрение проектной и рабочей документации – это отдельный бизнес-процесс, в котором оператор может быть его инициатором или исполнителем. В случае инициации такого бизнес-процесса оператор формирует в системе задачу, отправляет ее ответственным за какое-либо конкретное направление специалистам и дает команду «Отработать». Ответственный, в большинстве случаев это начальник соответствующего отдела, дает задание подчиненным, и они начинают изучать документацию. Все замечания, ошибки, неточности, которые обнаруживаются, также вносятся в систему. Далее автоматически формируется письмо на Заказчика с указанием всех обнаруженных недоработок.

Бизнес-процесс рассмотрения по своей сути представляет собой входной контроль рабочей документации. Он заключается в проверке корректности указания всех параметров в конструкторских чертежах, соответствия заложенных материалов их наличию у производителей и поставщиков и т.д. Все эти данные очень важны, так как процесс проектирования и утверждения документации может длиться довольно продолжительное время, иногда несколько лет, и указанные модели оборудования могут быть сняты с производства и заменены более современными, с другими параметрами, наличие материалов может не соответствовать настоящей ситуации на рынке промышленных товаров и т.д.

Рис.6. Карта маршрута БП рассмотрения документации

Функцию входного контроля в СТГ выполняет подразделение по подготовке производства. Ответственные сотрудники изучают на предмет ошибок получаемые от Заказчика ведомости работ внутри комплектов рабочей документации, составляют ведомости для заказа материалов, проверяют рабочую документацию

Доработки

Учет документации по договорам

Для удобства учета рабочей документации в СТГ была сформирована сводная таблица учета всех договоров и совместно со специалистами компании APPIUS разработан полностью новый интерфейс в программе, позволяющий привязывать комплект РД к договору. Ранее в компании присутствовал только пообъектный учет, так как этот вид учета ведет Заказчик совместно с проектным институтом.

Рис.7. Договоры

Учет видов изменений – разрешения на изменение

Как уже было отмечено выше, в процессе строительства возникает большое количество изменений рабочей документации, и Генподрядчику необходимо понимать, почему увеличивается срок строительства и по каким причинам он несет дополнительные затраты.

Перед специалистами СТГ и APPIUS стояла задача определения ключевых типов ошибок для понимания основных видов изменений и формирования на их основе различных отчетов и статистик. Проектный институт формирует изменения в рабочей документации на каком-либо основании, которое называется извещением. Таким образом, различные виды извещений впоследствии можно сортировать по критериям: «Ошибка Заказчика», «Ошибка Генподрядчика», «Ошибка Субподрядчика», «Ошибка эксплуатирующей организации» и строить графики, статистики.

Данные виды отчетов абсолютно точно показывают, кто и по каким причинам задерживает строительство в тот или иной период времени и кому следует нести за это ответственность.

Рис.8. Журнал разрешений

Электронный и бумажный архив

В СТГ система Appius-PLM УПСД в основном используется для управления рабочей документацией как актуализированный электронный архив. Бумажные архивы в большинстве случаев располагаются по месту расположения заказчика. При использовании сотрудниками оригиналов в бумажном архиве в системе фиксируются его контактные данные, дата и причина выдачи документации. Также с помощью функции поиска в программе легко можно отыскать фактическое местонахождение оригинала, так как в базе указан инвентарный номер и точное место хранения (стеллаж, полка).

Рис.9. Место хранение бумажного образца

География и проект в цифрах

СТГ планирует установить систему Appius-PLM УПСД во всех географических точках, где расположены объекты строительства данного общества. На текущий момент доступ в систему имеют те сотрудники, которым он положен по определенным нормативным бюрократическим моментам и тем, кто задействован в процессе производства. В настоящее время в ЗАО «Стройтрансгаз» в программе постоянно работает приблизительно 60 человек, а всего подключено 181 (с учетом Субподрядчиков, специалистов в штабах строек и т.д.). Подключение осуществляется независимо от того, где территориально находятся специалисты, имеются удаленные пользователи. По мере добавления в систему новых объектов, руководство СТГ вовлекает новых сотрудников.

Рис.10. График входа пользователей в систему

На сегодняшний день в системе хранятся данные по следующим объектам строительства:

• Обустройство Чаяндинского м/р – около 5000 основных комплектов;
• Магистральный газопровод «Сила Сибири» – около 4000 комплектов;
• Дожимная компрессорная станция на Заполярном НГКМ – около 300 комплектов.

Учитывая, что в среднем один комплект претерпевает 3 изменения, то общее количество комплектов в системе составляет порядка 28 000 комплектов. Это весомое количество для такой молодой организации, как СТГ.

Выгоды от внедрения

• Актуализированная рабочая документация по последнему изменению находится в местах строительства
• Оптимизация процесса доставки документации
• Сокращение временных издержек в получении/передаче документации
• Оперативное формирование отчетов по типам изменений

Планы на будущее

Архив исполнительной документации

Логическое завершение строительства – это формирование исполнительной документации. Все чертежи со штампом «В производство работ» в оригинале в бумаге в конечном итоге находятся в штабе стройки, и по завершении строительства на них ставится штамп «Выполнено по проекту», и вся документация подшивается в тома исполнительной документации.

Сейчас в СТГ работа в системе заканчивается в момент завершения строительства объекта. В базе он обозначается специальным символом «Объект построен», и оператор переводит его статус в состояние «Построен». На текущий момент исполнительная документация только частично передается в электронном виде.

Инвестор для ЗАО «Стройтрансгаз» - головная компания «Газпром» - сделала обязательным требованием в своих договорах предоставление исполнительной документации в электронном виде. Таким образом, перед СТГ стоит задача сформировать передаточную исполнительную документацию в полном объеме в электронном виде вместе с информационной системой и в дальнейшем передать эксплуатирующей организации для использования как архив. Такая комплексная информационная система будет полностью разработана в соответствии с техническими регламентами СТО «Газпром», ГОСТами, СНиПами и другими нормативными документами, необходимыми техническими условиями и будет также в полном объеме удовлетворять требованиям Системы менеджмента качества. Она позволит быстро отсортировать данные, сформировать любой отчет или статистику по документации, найти сканированные копии этих документов в электронном виде и т.д. Все это обеспечит эксплуатирующей организации при дальнейшей реконструкции или в случае аварийной ситуации оперативный поиск любого чертежа или какой-либо конкретной записи в журнале строительства и поможет выявить достоверные данные.

Архив построенных объектов

При 100% завершении строительства СТГ планирует формировать отдельную базу долгосрочного хранения по готовым объектам, в которой отдельно будет содержаться вся информация только по построенным объектам, и для удобства организации поиска она не будет связана с основной рабочей базой документации.

Авторский надзор

Для оперативного участия проектного института, который создает проект, в процессе рассмотрения документации и при внесении изменений, корректировок рабочей документации в качестве планов на будущее СТГ рассматривает возможность добавления в систему функции авторского надзора.

Данный функционал будет интересен также и проектным институтам. В настоящее время разработчики компании Appius постоянно дорабатывают систему в соответствии со структурой работы конкретного проектного института, исходя из технического задания и задания на проектирование, и последующего его деления на соответствующие марки чертежей и соответствующие отделы. В таких случаях Appius-PLM УПСД функционирует в соответствии с порядком работы отдельно взятого проектного института, его регламентами и заведенной структурой управления техническим документооборотом.

Проектный офис

При развитии в будущем таких организаций, как проектный офис, которые в рамках одного предприятия или холдинга являются Заказчиками по проектированию, проектируют, самостоятельно осуществляют строительство и сдают готовые объекты в эксплуатацию, система Appius-PLM УПСД станет для них незаменимым информационным ресурсом.

Система Appius-PLM – управление проектно-сметной документацией. Комплексный подход по управлению проектами и технической документацией на базе PLM-технологий.

Система "Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией" является оригинальной конфигурацией, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента.

Система предназначена для автоматизации процесса управления проектными данными, связанного с разработкой, согласованием, хранением и поиском технической документации в проектных институтах, у заказчиков и подрядчиков строительства.

Какие задачи решает Appius-PLM?

Центральной частью в системе является окно проводника. В этом окне сосредоточены действия по управлению структурой проекта (объектами строительства), комплектами документов и их изменениями, файлами, свойствами, правами доступа и т.д.

В системе имеется настраиваемый многокритериальный поиск документации и объектов строительства с использованием шаблона. Вы сможете легко и быстро найти любой документ, получить информацию о его актуальной версии, кому документ был передан и др.

В системе предусмотрена двухсторонняя интеграция с AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, формирование локальных спецификаций на чертеже и их последующий импорт в систему для формирования и связи со сметами.

Для удобства процедур учета и проведения изменений документации в системе создан документ «Разрешение на внесение изменений», позволяющий указать содержание изменений для листов, их номера и причины. Реализована печатная форма документа по ГОСТ 21.101-97 в MS Word.

Система позволяет автоматизировать бизнес-процесс рассмотрения и утверждения документации. Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия в процессе: «Куратор», «Рецензент», «Руководитель». Список согласующих и информируемых лиц, куратор, руководитель могут быть указаны автоматически на основании шаблона согласования.

Система имеет специализированный интерфейс «Управление проектами», позволяющий разрабатывать календарные планы работ на основании состава проекта, распределять ресурсы по этапам, отслеживать состояние процесса выполнения и анализа объёмов работ.

Проект визуализируется, как в режиме структуры проекта, так и в виде диаграммы Ганта.

В окне управления структурой имеется возможность сформировать состав спецификаций материалов и оборудования, ведомостей объемов работ, на основании данных которых будут формироваться сметные документы.

Создание единой базы данных документации и поддержание ее в актуальном состоянии позволяет в любой момент времени найти комплекты документов, получить последнюю версию файлов, а также узнать историю движения документации, в каком состоянии и на какой стадии разработки/согласования она находится.

Управление проектами

Контроль и эффективнй обмен информацией:

• Подготовка календарного плана работ.
• Диаграмма Ганта.
• Контроль выполнения задач.
• Управление загрузкой исполнителей.

Управление задачами

Быстрый и эффективный обмен информацией:

• Автоматизация процессов перемещения документов.
• Сотрудничество.
• Коллективная ответственность.
• Оптимизация взаимодействия всех участников проекта.

Преимущества APPIUS-PLM

1. Управление структурой проекта – классификация по объектам строительства.
2. Управление процессом подготовки документации (календарный план работ, контроль выполнения задач, согласование).
3. Соответствие требованиям ГОСТ 21.1101-2013.
4. Двухсторонняя интеграция с Autodesk AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, синхронизация свойств чертежа и параметров документа Appius-PLM и т.д.
5. Управление проектной, рабочей и сметной документацией (ПД, РД, СД).
6. Управление нормативно-технологической документацией (НТД).
7. Управление рабочей конструкторской документацией (РКД).
8. Управление разрешительной и исполнительной документацией.
9. Многокритериальный поиск проектов/документов по их атрибутам, построение общедоступных и личных выборок.
10. Управление статусами/состояниями документов.
11. Ассоциативная связь (зависимость) между размещенными в системе документами.
12. Формирование нескольких классификаторов проектов/объектов/документов.
13. Автоматическое формирование обозначения проекта/объекта/документа с проверкой их уникальности.
14. Управление различными версиями документов, выпуск разрешения на внесение изменений.
15. Регистрация движения документации с формированием сопроводительных документов.
16. Автоматизация бумажного архива (указание мест хранения, штрихкодирование, выдача пользователям и т.д.).
17. Формирование ведомостей объемов работ, спецификаций материалов и оборудования по отдельным разделам и по всему проекту.
18. Работа с ограничительным перечнем оборудования, материалов, стандартных и прочих изделий и т.д.
19. Выгрузка файлов по проекту/объекту/документу.
20. Ролевое и объектное разграничение прав доступа к элементам системы, использование ЭЦП.
21. Ведение журнала регистрации за действиями пользователей.
22. Удаленный доступ через веб-клиент.

Основные этапы.и общая схема разработки ПСД представлены на рис. 3 и 4.

3.3. Управление разработкой проектно-сметной документации

Проектные работы выполняются в следующей последовательности:

выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;

планирование проектно-сметных работ и услуг;

собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.

Типы организационных форм проектных фирм:

Проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию;

Проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач, а нередко и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку;

Проектные институты, специализированные по технологическому (функциональному) признаку. Такие институты могут специализироваться, например, на проектировании фундаментов, металлических или железобетонных конструкций, специальных видов оборудования и др.;

Вычислительные центры (фирмы), специализирующиеся на подготовке проектной документации на машинных носителях - смет, чертежей, календарных планов;

Консультационные (консалтинговые) фирмы, оказывающие весьма широкий спектр услуг - экономические обоснования, расчеты стоимости проектов, информация, консультации по специальным вопросам.

Существует три подхода к выбору заказчиком проектных фирм:

оказание профессиональных услуг по мере необходимости ;

закрытые переговоры ;

проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком:

оплата по фактическим затратам,

оплата с верхним ограничением цены,

фиксированная цена.

Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на 2 части:

3.4. Финансирование проекта

Финансирование проекта должно обеспечить решение двух основных задач:

обеспечение такой динамики инвестиций, которая позволила бы выполнять проект в соответствии с временными и финансовыми (денежными) ограничениями;

снижение затрат финансовых средств и риска проекта за счет соответствующей структуры инвестиций и максимальных налоговых льгот.

Финансирование проекта включает четыре этапа:

предварительное изучение жизнеспособности проекта;

разработка плана реализации проекта;

организация финансирования;

контроль за выполнением плана и условий финансирования.

Различают 4 способа финансирования проекта: акционерные инвестиции, финансирование из государственных источников, лизинговое финансирование, долговое финансирование .

Акционерное финансирование представляет собой вклады денежных средств, оборудования, технологии, финансирование из государственных источников осуществляется непосредственно за счет инвестиционных программ через прямое субсидирование. Лизинговое финансирование подразумевает передачу участниками проекта прав собственности на проект или его часть инвестору. Долговое финансирование осуществляется за счет кредитов банков и долговых обязательств юридических или физических лиц.

Проектное финансирование - это один из видов долгового финансирования, получивший развитие за рубежом в последние 10-15 лет и в настоящее время широко применяемый в США и Западной Европе. Отделы проектного финансирования есть во многих банковских учреждениях.

В США термин "проектное финансирование" относится к такому типу финансирования, когда сам проект является единственным (или основным) способом обслуживания долговых обязательств, как правило), без привлечения дополнительных финансовых источников.

Организация финансирования по типу проектного позволяет на начальной стадии осуществления проекта:

Оценить возможности его лидеров (учредителей);

Определить потребность проекта в заемных средствах;

Определить прибыль после ввода предприятия в эксплуатацию;

Распределить риски создания и функционирования предприятия между всеми заинтересованными юридическими и физическими лицами.

В зависимости от того, какую долю риска принимает на себя кредитор, выделяют 3 формы проектного финансирования :

С полным регрессом на заемщика;

Без какого-либо регресса на заемщика;

С ограниченным регрессом на заемщика.

Регресс -это требование о возмещении предоставленной взаймы суммы.

Финансирование с полным регрессом на заемщика - наиболее распространенная форма проектного финансирования. Этой форме отдают предпочтение ввиду быстроты и простоты получения необходимых средств для финансирования проекта, и, кроме того, стоимость этой формы финансирования ниже, чем у двух других.

При проектном финансировании без какого-либо регресса на заемщика кредитор не имеет никаких гарантий от заемщика и принимает на себя почти все риски, связанные с реализацией проекта. Без регресса на заемщика финансируются обычно проекты, имеющие высокую прибыльность и дающие в результате реализации конкурентоспособную продукцию.

В настоящее время широкое распространение получает проектное финансирование с ограниченным регрессом на заемщика . В этом случае в ходе финансирования проекта оцениваются все риски, связанные с его реализацией, и распределяются между всеми участниками проекта таким образом, чтобы каждый мог брать на себя зависящие от него риски.

Контроль за финансированием осуществляется, как правило, на основе регулярных ревизий, по следующим аспектам:

фактические затраты;

поток реальных денег;

финансовое состояние (проекта и компании, осуществляющей проект);

отчетность;

управление финансами;

ошибочные затраты.

Эффективность работы руководителя проекта оценивают, в основном, по тому, насколько грамотно организована работа по контролю за расходами на проект. Для управления этим процессом за рубежом используется специальный план управления ресурсами (cost management plan). Этот план разрабатывают при подготовке контрактов и затем постоянно его актуализируют.

Этот план определяет:

Какие расходы подлежат контролю (расходы компании; стоимость оборудования, материалов, рабочей силы; накладные расходы);

Какими показателями будут оцениваться расходы (необходимо, чтобы они совпадали с принятой в проекте или компании системой отчетности);

Как будет организован контроль (участники, затраты на контроль, процедуры передачи информации).

Участники проектного финансирования - спонсор (организатор, а не лидер) обеспечивает участие необходимых сторон, ведет переговоры, обсуждает предложения, исследует рынок, берет на себя ответственность по планированию и организации полного финансового пакета, выбирает финансовых партнеров и т.д;

Проектные работы выполняются в такой последовательности:

1) выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;

2) планирование проектно-сметных работ и услуг;

3) собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.

Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на две части.

А. Типовые, к которым относятся:

Эскизное проектирование;

Рабочее проектирование;

Б. Дополнительные, включающие:

Подготовку к торгам и помощь в их проведении;

Проектный анализ;

Разработку обоснований инвестиций и проектной документации;

Участие в управлении проектом;

Подготовку финансирования.

Возможны следующие организационные схемы разработки проектной документации:

Традиционная с наделением одного института, входящего в холдинг, функциями генпроектировщика и системой субпроектировщиков (рис. 5.3);

Управление проектированием силами специальной управляющей инжиниринговой компании, либо созданной на базе проектного института, либо независимой (рис. 5.4);

Комбинированная схема, предполагающая организацию процесса проектирования на базе генпроектного института, который, выполнив предпроектные и проектные работы на предин- вестиционной фазе, передает последующие проектные работы (инвестиционной фазы) специализированным инжиниринговым фирмам (рис. 5.5);

Горизонтально-интегрированная система, основанная на проектно-матричных структурах управления всеми элементами инвестиционного процесса (проекта) (рис. 5.6). Понятно, что последняя схема наиболее сложна в реализации в связи с затруднительностью «горизонтального» выстраивания многих организаций и подразделений, участвующих в осуществлении проектов холдинга;

Организационная схема на основе создания службы единого заказчика на проектные работы (рис. 5.7).

Применение последних трех схем наиболее оправдано для сложных проектов, реализуемых в крупных компаниях. Вместе с тем следует подчеркнуть, что рациональные области применения каждой из перечисленных схем подлежат изучению в каждом конкретном случае. Во всех случаях подразумевается конкурсный отбор участников каждой фазы проектных/инжиниринговых работ.

Рис. 5.3. Традиционная схема разработки проектной документации

Рис. 5.4. Управление проектированием силами специальной управляющей инжиниринговой компании

Рис. 5.5. Комбинированная схема разработки проектной документации

Рис. 5.6. Горизонтально-интегрированная организационная схема проектных/инжиниринговых работ

Рис. 5.7. Организационная схема проектных/инжиниринговых работ на основе создания службы единого заказчика на проектные работы

Проектные работы выполняются в следующей последовательности:

· выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;

· планирование проектно-сметных работ и услуг;

· собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.

Организационные формы проектных фирм весьма разнообразны и могут быть сведены к следующим типам:

· проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию;

· проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач, а нередко и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку;

· проектные институты, специализированные по технологическому (функциональному) признаку. Такие институты могут специализироваться, например, на проектировании фундаментов, металлических или железобетонных конструкций, специальных видов оборудования и др.;

· вычислительные центры (фирмы), специализирующиеся на подготовке проектной документации на машинных носителях -- смет, чертежей, календарных планов;

· консультационные (консалтинговые) фирмы, оказывающие весьма широкий спектр услуг, -- экономические обоснования, расчеты стоимости проектов, представление информации, консультации по специальным вопросам. Такие фирмы можно условно разделить на 3 типа:

1) специализирующиеся на начальной (прединвестиционной) фазе проекта;

2) оказывающие услуги многопланового характера заказчикам, нуждающимся в оказании помощи по сложным специальным вопросам инжиниринга;

3) разрабатывающие организацию и технологию строительного производства.

Эта весьма распространенная на Западе структурная разновидность проектных фирм до настоящего времени не нашла в России широкого распространения (за исключением 3-го типа -- в форме так называемых оргтехстроев).

Кроме перечисленных, заказчик часто должен достичь соглашения с лицензиаром -- юридическим или физическим лицом, обладающим исключительным правом промышленного использования технологии (процесса, конструкции, материала), которую планируется использовать в проекте.

Существуют три подхода к выбору заказчиком проектных фирм:

1) оказание профессиональных услуг по мере необходимости. В этом случае заказчик прибегает к услугам проектной фирмы на основе специального соглашения без конкурса;

2) закрытые переговоры. Если проектная фирма уже выполняет для заказчика работу, то в этом случае он поручает ей подготовить предложения по новому проекту (или подпроекту), проводит экспертизу этих предложений и заключает дополнительное соглашение к контракту -- также без конкурса;

3) проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком: оплата по фактическим затратам; оплата с верхним ограничением цены; фиксированная цена.

Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на две части:

1) Типовые, к которым относятся:

· эскизное проектирование;

· рабочее проектирование;

2) Дополнительные, включающие в себя:

· подготовку к торгам и помощь в их проведении;

· проектный анализ;

· разработку обоснований инвестиций и ТЭО;

· участие в управлении проектом;

· подготовку финансирования.

Функции 2 группы до настоящего времени нетипичны для российской практики, однако именно в них видится перспектива укрепления финансового положения и развития существующих проектных институтов.

Следующим этапом организации проектно-изыскательских работ является их планирование. Этот план, как и другие виды планов, -- динамичный документ, требующий многочисленных пересмотров и уточнений в течение жизненного цикла проекта. План должен содержать:

· общее описание работ, подлежащих выполнению, с обязательным указанием порядка взаимодействия с другими участниками проекта. Это описание составляется в форме календарного плана;

· порядок и периодичность контроля за ходом проектно-изыскательских работ;

· требования к планам субподрядных фирм, работающих над проектно-сметной документацией.